Themen und Informationen rund um die Lohnabrechnung

Unser Stichwort-Verzeichnis erklärt Ihnen neben Begriffen der Entgeltabrechnung auch viele weitere interessante Themen.

Abfindung

Abfindungen werden in der Regel bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt. Solche Zahlungen sind seit dem 01.01.2008 voll steuerpflichtig aber nicht sozialversicherungspflichtig, weil solche Entgelte laut Rechtsprechung kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung darstellen.
Werden Abfindungen dagegen bei Erhalt des Arbeitsplatzes (z.B. bei Verringerung der Arbeitszeit) gezahlt, sind diese sozialversicherungspflichtig. Auch Nachzahlungen von Entgelten und Urlaubsabgeltungen sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Auch Mini-Jobs können eine Abfindung erhalten, allerdings darf dieses Entgelt nicht mit 2% bzw. 20% pauschal versteuert werden. Die Anwendung der Pauschalsteuer ist laut § 40a Abs. 2 EStG auf sozialversicherungspflichtige Entgelte beschränkt.

http://www.deutsche-rentenversicherung-regional.de

 

Altersteilzeit

Die Förderung der Altersteilzeit durch die Bundesagentur für Arbeit mit Zuschüssen wurde ab dem 01.01.2010 aufgegeben. Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen gelten jedoch weiterhin. Arbeitnehmer, die das 55. Lebensjahr vollendet haben und in den letzten 5 Jahren mindestens an 1080 Kalendertagen eine rentenversicherungspflichtige Beschäftigung ausgeübt haben, können Altersteilzeit beantragen. Nach Ende der Altersteilzeit muss der Arbeitnehmer in (geminderte) Rente gehen können. Die Arbeitszeit muss auf die Hälfte der bisherigen Arbeitszeit abgesenkt werden. Allerdings muss das verbleibende sozialversicherungspflichtige Entgelt 400 Euro übersteigen. Die Arbeitszeitreduzierung kann auch verblockt werden (Blockmodell), d.h. für die Arbeitsphase die bisherige Arbeitszeit erhalten bleibt und in der anschließenden Freistellungsphase keine Arbeitsleistung erfolgt.
Vom Arbeitgeber müssen mindestens 20% des Regelentgeltes (i.d.R. die Hälfte des bisherigen Entgelts) und die Rentenversicherungsbeiträge auf 80% des Regelentgeltes aufgestockt werden. Die Aufstockungen erfolgen steuer- und sozialversicherungsfrei. Seit dem 01.07.2004 müssen Arbeitszeitkonten im Rahmen des Blockmodells gegen Insolvenz gesichert werden.

http://www.arbeitsagentur.de
http://www.vdek.com

 

Arbeitgeber

Der Begriff des Arbeitgebers ist gesetzlich nicht definiert. Er leitet sich von den Vorschriften des § 1 LStDV ab, in dem der Begriff des Arbeitnehmers beschrieben wird. Ein Dienstverhältnis liegt vor, wenn der Angestellte (Beschäftigte) dem Arbeitgeber (öffentliche Körperschaft, Unternehmer, Haushaltsvorstand) seine Arbeitskraft schuldet.

 

Arbeitnehmer

Der Begriff des Arbeitnehmers wird je nach Rechtsbereich unterschiedlich definiert. Im Steuerrecht definiert der § 1 LStDV den Arbeitnehmer. Im Sozialversicherungsrecht wird grundsätzlich auf die Weisungsgebundenheit und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation Bezug genommen (§ 7 SGB IV). Je nach Sozialgesetzbuch (=Zweig der Sozialversicherung) wird eine Versicherungspflicht oder -freiheit definiert.

 

Arbeitslohn

Der Begriff des Arbeitslohn unterscheidet sich im Steuer- (§ 2 LStDV) und Sozialversicherungsrecht (§ 14 SGB IV).

 

Arbeitslosenversicherung

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer, deren Entgelt 450 Euro übersteigt, versicherungspflichtig (§ 25 SGB III). Ausnahmen sind u.a. immatrikulierte Studenten, Beamte, Rentner mit voller Erwerbsminderung sowie Schüler von allgemeinbildenden Schulen (§ 27 SGB III).

 

Arbeitszeitkonten

Häufig werden Überstunden bzw. Mehrarbeit auf einem Arbeitszeitkonto angesammelt. Kommen diese gesammelt zur Auszahlung müssen diese nach dem Entstehungsprinzip dem Entstehungsmonat zu gerechnet werden. Da dies in der Praxis jedoch meistens nicht möglich ist, werden sie als Einmalzahlung ausgezahlt. Hier kann es jedoch zu einer zu niedrigen Verbeitragung kommen. Insbesondere wenn die Überstunden nach dem März des Folgejahres ausgezahlt werden (s. Märzklausel). Seit dem 01.01.2009 dürfen auch für Minijobs Arbeitszeitkonten geführt werden. Allerdings darf bei einer Jahresbetrachtung das gesamte Entgelt 5.400 Euro nicht übersteigen.
Wird durch eine Vereinbarung das Entgelt gekürzt, um Arbeitszeit z.B. für einen längeren Urlaub anzusparen, spricht man von Zeitwertkonten. Diese unterliegen vielen gesetzlichen Bestimmungen (u.a. Insolvenzschutz).

 

Aushilfen

Der Begriff der Aushilfen ist nicht definiert. Häufig werden hierunter Geringfügig Beschäftigte (Minijob und Kurzfristige) verstanden.

www.minijob-zentrale.de

 

Auszubildende

Auszubildende sind Personen, die aufgrund eines Ausbildungsvertrages nach dem Berufsbildungsgesetz eine betriebliche Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf durchlaufen. In der Sozialversicherung werden Auszubildende mit dem Personengruppenschlüssel 102 gemeldet. Die Geringfügigkeitsrichtlinien (450-Euro-Job) und der Übergangsbereich gelten für Auszubildende nicht. Für Auszubildende mit einem Entgelt bis zu 325 Euro gilt die Geringverdienergrenze. Der Arbeitgeber übernimmt in diesem Fall auch die Beiträge des Auszubildenden zur Sozialversicherung.

Beitragsbemessungsgrenze

Die Beitragsbemessungsgrenzen sind Höchstbeträge für die Verbeitragung in den einzelnen Sozialversicherungszweigen. Es wird zwischen Krankenversicherungs- und Rentenversicherungsgrenze unterschieden. Die Grenze der Rentenversicherung gilt auch für die Umlage für das Aufwendungsausgleichgesetz (U1/U2) und der Insolvenzgeldumlage. Die Beitragsbemessungsgrenzen werden jährlich an der Entwicklung der Entgelte angepasst.

 

Beitragsnachweis

Die in der Sozialversicherung zu zahlenden Beiträge werden mithilfe eines Beitragsnachweises den Einzugsstellen (=Krankenkassen) übermittelt. Die Beitragsnachweise müssen zwei Tage vor Fälligkeit der Beiträge – also am 5. letzten Banktag des laufenden Monats bei den Einzugsstellen vorliegen. Geschieht dies nicht rechtzeitig, ist die Einzugsstelle berechtigt die Beitragshöhe zu schätzen. Anhand der Beitragsnachweise werden bei bestehender Einzugsermächtigung die Beiträge vom Konto des Arbeitgebers abgebucht.

 

Betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) soll den Arbeitnehmer unterstützen neben der gesetzlichen Rente und privater Rentenverträge auch über seinen Arbeitgeber Geld für das Rentenalter anzusparen. Je nach Finanzierungsform spricht man von einer Arbeitgeberleistung, einer Entgeltumwandlung oder einer Mischform. Jeder rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer hat seit dem 01.01.2002 einen Anspruch auf Entgeltumwandlung zugunsten einer betrieblichen Altersvorsorge (bis zu 4% der RV-Beitragsbemessungsgrenze West). Der Arbeitgeber darf jedoch entscheiden, welche Art der betrieblichen Altersvorsorge den Mitarbeitern angeboten wird. Es gibt fünf Arten der betrieblichen Altersvorsorge: Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Direktzusage und Unterstützungskasse. Die Besteuerung findet nachgelagert – also bei Bezug der zusätzlichen Rente – statt.

Ab 01.01.2019 hat der Arbeitgeber für eine neue Zusage einer betriebliche Altersversorgung einen Zuschuss von bis 15% zu zahlen, wenn der Arbeitgeber aufgrund der Entgeltumwandlung eine Ersparnis in der Sozialversicherung hat.

 

Betriebliches Eingliederungsmanagement

ach § 84 Abs. 2 SGB IX ist jeder Arbeitgeber verpflichtet mit Arbeitnehmern, die länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind, zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. An diesem Prozess können neben dem Arbeitnehmer auch der Betriebsrat, der behandelnde Arzt und die Krankenkasse beteiligt sein.

www.deutsche-rentenversicherung-bund.de

 

Betriebsnummer

Die Betriebsnummer identifiziert eindeutig ein Unternehmen/Betriebsstätte in der Sozialversicherung. Sie ist zwingend notwendig um Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden. Auch für die Übermittlung der Beitragsnachweise ist eine Betriebsnummer erforderlich. Die Zuteilung einer Betriebsnummer erfolgt über den Betriebsnummern-Service in Saarbrücken.

 

Betriebsprüfung

Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen finden in regelmäßigen Abständen statt (mindestens alle vier Jahre). Auf Wunsch des Arbeitgebers können seit dem 01.01.2010 beide Prüfungen gleichzeitig durchgeführt werden. Einen Rechtsanspruch gibt es allerdings nicht.
In den Prüfungen wird die ordnungsgemäße Abführung der Lohnsteuer bzw. Sozialversicherungsbeiträge geprüft. Die Deutsche Rentenversicherung übernimmt die Prüfung auch der Insolvenzgeldumlage und der gesetzlichen Unfallversicherung.
Für die Lohnsteuer-Außenprüfung sind die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. In der Sozialversicherung soll die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eingeführt werden.
www.bundesfinanzministerium.de
www.deutsche-rentenversicherung-bund.de

 

Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte bezeichnet einen Beschäftigungsort in der Sozialversicherung. Jede Betriebsstätte erhält eine Betriebsnummer von der Betriebsnummernstelle. Mehrere Betriebsstätten in der gleichen Gemeinde/Stadt werden zusammengefasst.
www.arbeitsagentur.de

 

Business Process Outsourcing

Unter Business Process Outsourcing wird die Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse verstanden. Dabei stellt BPO eine besondere Form des Outsourcing dar.
Das Lohnzentrum erfüllt sogar die Kriterien eines Full-Service-Providing-Partners für die Entgeltabrechnung (Payroll). Dies ist eine Steigerungsform des BPO.

Darlehen

Arbeitgeberdarlehen gegenüber Arbeitnehmern können einen geldwerten Vorteil bedeuten, wenn sie zinslos oder zinsverbilligt erbracht werden. Betroffen sind Darlehen mit einem (Rest-)Wert über 2.600 Euro. Zinsen bis zu 44 Euro können unter die 44-Euro-Freigrenze fallen.

BMF-Schreiben

 

Dienstwagen

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen PKW auch zur privaten Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil. Als Sachbezugswert sind 1% des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung anzusetzen.
Benutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, müssen zusätzlich 0,03% des Bruttolistenpreises je vollen Entfernungskilometer angesetzt werden. Der Arbeitgeber kann 0,30 Euro je Kilometer pauschal versteuern.

 

Direktversicherung & Direktzusage

siehe: betriebliche Altersvorsorge

Einmalzahlungen

Einmalzahlungen sind Entgelte, deren Entstehung nicht einem Kalendermonat zugeordnet werden kann. Hierunter fallen das (zusätzliche) Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld. Entgegen dem laufenden Entgelt werden Einmalzahlungen nicht durch die monatliche sondern durch im Kalenderjahr aufgelaufene Beitragsbemessungsgrenze gedeckelt. In den Monaten Januar bis März gilt mit der März-Klausel eine Sonderregelung in der Verbeitragung.

 

Einstiegsqualifizierung (EQJ)

Die betriebliche Einstiegsqualifizierung soll jungen Menschen mit Vermittlungshemmnissen als Brücke in die Berufsausbildung dienen. Sie beinhaltet ein betriebliches Langzeitpraktikum von mindestens 6 bis maximal 12 Monaten. Mit dem Praktikanten wird ein EQ-Vertrag mit Vergütungspflicht nach § 26 BBiG abgeschlossen. Der Arbeitgeber trägt die Sach- und Personalkosten der EQ sowie den Beitrag an die Berufsgenossenschaft. Die Agentur für Arbeit erstattet dem Arbeitgeber auf Antrag einen Zuschuss zur EQ-Vergütung bis zur Höhe von 216 Euro und übernimmt einen pauschalen Sozialversicherungsbetrag von 109 Euro monatlich.

www.arbeitsagentur.de

 

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wurde zum 01.01.2012 eingeführt. „Die Übersendung der Daten wird dem Arbeitgeber medienbruchfrei im online-Verfahren unter Nutzung des eXTra-Verfahrens (einheitliches XML-basiertes Transportverfahren) ermöglicht, das bereits in weiteren Verfahren innerhalb der Sozialversicherung (z. B. Sofortmeldung) verwendet wird.

In der Folge sollen die Daten des Arbeitgebers durch den Betriebsprüfer mittels einer Auswertungssoftware analysiert sowie auf Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung überprüft werden. Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen.“

ELStAM

Die elektronischen Lohnsteuer-Abzugsmerkmale wurden ab Januar 2013 eingeführt. Der Arbeitgeber ruft bei neuen Mitarbeitern (Anmeldung) und am Monatsanfang (Monatsliste) die Versteuerungsmerkmale elektronisch ab und übernimmt diese in die Entgeltabrechnung. Wird das Arbeitsverhältnis beendet, muss der Arbeitgeber eine Abmeldung übermitteln.

Alle ELStAM-Meldungen sind in unserem Preis inklusive.
www.elster.de

Entgeltabrechnung

Als Entgeltabrechnung bezeichnet man die Aufstellung einer Berechnung von Entgelten, Sozial- und Steuerabgaben in Textform. Jeder Arbeitgeber ist nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, eine entsprechende Abrechnung zu erstellen.
Zum Vorgang einer Entgeltabrechnung gehören neben der Ermittlung von Entgelten und der Berechnung von Sozial- und Steuerabzügen auch die Abgabe von Beitragsnachweisen an die Einzugsstellen der Sozialversicherung (Krankenkassen), die Erstellung von Meldungen zur Sozialversicherung sowie die Erstellung einer Lohnsteueranmeldung.

Entstehungsprinzip

In der Sozialversicherung gilt grundsätzlich das Entstehungsprinzip. Dabei entsteht der Beitragsanspruch bereits wenn der Arbeitsentgeltanspruch entsteht. Nach § 611 BGB entsteht Arbeitsentgelt, wenn hierfür eine (Arbeits-)Leistung erbracht wurde. So können auch Beiträge nachgefordert werden, wenn ein zu niedriges Entgelt angesetzt wurde, weil z.B. ein allgemeingültiger Tarifvertrag nicht angewendet wurde.

Knappschaft-Bahn-See

Fahrtkostenzuschuss

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit seinem Arbeitnehmer einen pauschalversteuerten Fahrtkostenzuschuss zu zahlen. Dieser darf jedoch 0,30 Euro je Entfernungskilometer nicht überschreiten. Als Arbeitstage – ohne Nachweis – können regelmäßig 15 Tage angenommen werden. Die Pauschalsteuer beträgt 15% zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Pauschalversteuerte Fahrtkostenzuschüsse sind sozialversicherungsfrei.

Benutzt der Arbeitnehmer den öffentlichen Nahverkehr, kann der Zuschuss sogar steuerfrei gezahlt werden (§ 3 Nr. 15 EStG).

 

Frühstück

Durch die Gewährung eines Frühstücks durch den Arbeitgeber oder Dritte entsteht ein geldwerter Vorteil. Der Wert kann mit einem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Wird das Frühstück im Betrieb abgegeben, kann der Sachbezugswert pauschal mit 25% versteuert werden. Sozialversicherungsbeiträge werden dann nicht fällig.

 

Fünftelregelung

Die Anwendung der Fünftelregelung kommt im Lohnsteuerrecht nur bei einer Zusammenballung von Einkünften in Betracht. Dies betrifft Zahlungen von Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit (z.B. Jubiläumszuwendung) und Entlassungsabfindungen. Bei der Berechnung wird eine Günstigerprüfung mit einem Fünftel des Betrages für die Jahresbesteuerung durchgeführt. Wurde durch den Arbeitgeber keine Fünftelregelung angewendet, kann der Arbeitnehmer eine entsprechende Prüfung bei seiner persönlichen Steuererklärung durchführen lassen

 

Fälligkeit des GSV-Beitrags

Die Fälligkeit der Gesamtsozialversicherungsbeitrags wurde ab dem 01.01.2006 auf den drittletzten Bankarbeitstag des Monats verlegt. Die Beitragsnachweis müssen zwei Arbeitstage vor diesem Termin bei den Krankenkassen vorliegen. Die gesamte Beitragshöhe für den aktuellen Monat muss ggf. geschätzt werden (z.B. bei Stundenlöhnern), wenn die Entgeltabrechnung erst im Folgemonat erfolgt.

Gehaltsabrechnung

Als Gehaltsabrechnung bezeichnet man die Aufstellung einer Berechnung von Entgelten, Sozial- und Steuerabgaben in Textform. Jeder Arbeitgeber ist nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, eine entsprechende Abrechnung zu erstellen.
Zum Vorgang einer Gehaltsabrechnung gehören neben der Ermittlung von Entgelten und der Berechnung von Sozial- und Steuerabzügen auch die Abgabe von Beitragsnachweisen an die Einzugsstellen der Sozialversicherung (Krankenkassen), die Erstellung von Meldungen zur Sozialversicherung sowie die Erstellung einer Lohnsteueranmeldung.

 

Gelegenheitsgeschenke

Sachzuwendungen, die aus persönlichen Anlass (z.B. Geburtstag) überreicht werden und einen Wert von bis zu 40 Euro haben, bezeichnet man als Gelegenheitsgeschenke. Diese sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

 

Geringfügige Beschäftigung

ie geringfügigen Beschäftigungen gliedern sich in zwei Bereiche: Geringfügig entlohnten und kurzfristigen Beschäftigungen. Die geringfügig entlohnten Beschäftigungen sind auch unter dem Namen Minijob oder 450-Euro-Job bekannt. Die Regelungen stellen Besonderheiten in der Sozialversicherung da und sind an klare Vorgaben geknüpft.

www.minijob-zentrale.de

 

Gesellschafter

Gesellschafter eines Unternehmens können je nach Rechtsform sozialversicherungspflichtig oder -frei sein. Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft sind in der Renten- und Arbeitslosenversicherung befreit. In der Kranken- und Pflegeversicherung gibt es solche Ausnahmeregelungen nicht

 

Gesundheitsförderungen

Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Maßnahmen für die Verbesserung oder Erhaltung der Gesundheit der Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 3 Nr. 34 EStG) übernommen werden.

www.aok-bgf.de

 

Gruppenversicherung

Schließt der Arbeitgeber eine Unfallversicherung für mehrere Arbeitnehmer ab, spricht man von einer Gruppenunfallversicherung. Diese kann, wenn die Beträge 62 Euro pro Jahr (ohne Versicherungssteuer) nicht übersteigen, mit 20% pauschalversteuert werden

 

Gutscheine

In mehreren Urteilen hat der Bundesfinanzhof geurteilt, dass Gutscheine kein Barlohn sind, wenn sie nicht zum vertraglich geschuldeten Arbeitsentgelt gehören. Unter Anwendung der 44-Euro-Freigrenze können solche Gutscheine steuerfrei verbleiben.

Bundesfinanzhof Urteil vom 11.11.2010, VI R 41/10

Haftung des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber haftet für die richtige Erhebung und Abführung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge. Die Lohnsteuer wird letztlich immer durch den Arbeitnehmer geschuldet und kann fehlerhafter Erhebung auf Antrag des Arbeitgebers direkt beim Arbeitnehmer erfolgen. Insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer bereits ausgeschieden ist.
In der Sozialversicherung gilt der Arbeitgeber als Schuldner. Ein unterbliebener Abzug darf nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden, danach nur dann, wenn der Abzug ohne Verschulden des Arbeitgebers unterblieben ist.

 

Hausmeister

Hausmeister sind i.d.R. bei der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beschäftigt. Ein solches Arbeitsverhältnis ist nach den üblichen Bestimmungen abzurechnen. Beträgt also das Entgelt bis zu 5.400 Euro im Jahr, handelt es sich um eine geringfügig entlohnte Beschäftigung. Die Unfallversicherung erfolgt gesondert über die Verwaltungsberufsgenossenschaft.

www.minijob-zentrale.de

Insolvenzgeldumlage

Die Insolvenzgeldumlage (IGU) wurde bis zum 31.12.2008 über die Berufsgenossenschaft eingezogen. Seit dem 01.01.2009 wird die IGU über die Beitragsnachweise an die Krankenkassen gemeldet. Alle Unternehmen sind zur Abgabe verpflichtet. Ausgenommen sind Unternehmen, die keine Insolvenz beantragen können wie z.B. Arbeitgeber der öffentlichen Hand, private Haushalte und durch den Insolvenzverwalter weitergeführte Unternehmen.

www.aok.de

Jahresarbeitsentgeltgrenze

Die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) beschreibt den Übergang von der Versicherungspflicht zur -freiheit in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung. Die Entgeltgrenze wird jedes Jahr neu festgelegt. Für Arbeitnehmer, die am 31.12.2002 als Arbeitnehmer bereits privat versichert waren, gilt eine besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze. Maßgebend für die Versicherungsfreiheit ist das regelmäßige Arbeitsentgelt. Das regelmäßige Arbeitsentgelt beinhaltet alle Entgelte, die mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit gezahlt werden. Hierzu gehören insbesondere alle (tarif-)vertraglichen Leistungen (auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld). Nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt gehören Überstunden und an dem Familienstand geknüpfte Entgelte (z.B. Ortszuschlag im Öffentlichen Dienst).

www.tk.de

 

Jobticket

Bei einem Job-Ticket kauft der Arbeitgeber Fahrkarten des öffentlichen Nahverkehrs und gibt diese kostenfrei oder verbilligt an seine Arbeitnehmer weiter. Solche Fahrkarten dürfen steuerfrei an den Arbeitnehmer abgegeben werden (§ 3 Nr. 15 EStG).

 

Jubiläum

Zuwendungen aus Anlass eines Arbeitnehmerjubiläums sind in voller Höhe steuer- und sozialversicherungspflichtig. Auf den sonstigen Bezug findet die Fünftelregelung im Steuerrecht Anwendung.

Kindergartenzuschuss

Die Kosten zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern kann der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn steuerfrei übernehmen (§ 3 Nr. 33 EStG). Die Nachweise hat der Arbeitgeber regelmäßig im Original dem Lohnkonto beizufügen.

 

Krankenkassenwahlrecht

Beim Arbeitgeberwechsel kann der Arbeitnehmer grundsätzlich eine neue gesetzliche Krankenkasse wählen, wenn die Bindungsfrist von 18 Monaten bei der alten Krankenkasse erfüllt ist. Wählt der Arbeitnehmer kein neue Krankenkasse aus, ist er grundsätzlich bei seiner letzten Krankenkasse anzumelden. Macht der Arbeitnehmer keine Angaben oder ist bisher keine Krankenkassenwahl erfolgt (z.B. Auszubildender), hat der Arbeitgeber nach 14 Tagen die Möglichkeit den Mitarbeiter bei einer beliebigen Krankenkasse anzumelden. An die Wahl der Krankenkasse ist der Arbeitnehmer i.d.R. für 18 Monate gebunden. Die Kündigungsfrist (ohne Arbeitgeberwechsel) beträgt nach der Bindungsfrist zwei Monate.

Lohnabrechnung

Als Lohnabrechnung bezeichnet man die Aufstellung einer Berechnung von Entgelten, Sozial- und Steuerabgaben in Textform. Jeder Arbeitgeber ist nach § 108 Gewerbeordnung verpflichtet, eine entsprechende Abrechnung zu erstellen.
Zum Vorgang einer Lohnabrechnung gehören neben der Ermittlung von Entgelten und der Berechnung von Sozial- und Steuerabzügen auch die Abgabe von Beitragsnachweisen an die Einzugsstellen der Sozialversicherung (Krankenkassen), die Erstellung von Meldungen zur Sozialversicherung sowie die Erstellung einer Lohnsteueranmeldung.

 

Lohnpfändung

ei einem Pfändungs- und Überweisungsbeschluss wird der Arbeitgeber verpflichtet, dass pfändbare Einkommen an den Gläubiger abzuführen. Es gelten der Pfändungsschutz für Arbeitseinkommen nach § 850 bis 850k Zivilprozessordnung (ZPO). Zum pfändbaren Arbeitseinkommen gehören Vergütungen, die dem Arbeitnehmer aus seinem Arbeitsverhältnis zustehen. Dies schließt auch Sachbezüge ein. Nicht zum pfändbaren Arbeitsentgelt gehören die Hälfte der Überstundenvergütung, das zusätzliche Urlaubsgeld, Jubiläumszuwendungen, Spesen, Weihnachtsgeld (1/2, maximal 500 Euro) sowie Gefahren-, Schutz- und Erschwerniszulagen.

 

Lohnsteuer

Der Arbeitgeber hat die Verpflichtung den Lohnsteuerabzug auf Arbeitslohn einzubehalten und an das Betriebsstätten-Finanzamt zu melden und abzuführen (§ 38 EStG). Die Fälligkeit erfolgt zum 10. des Folgemonats des Zuflusses. Schuldner der Lohnsteuer ist der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber haftet gegenüber dem Finanzamt für Fehler in der Lohnabrechnung. Die einbehaltende Lohnsteuer ist dem Finanzamt bei Austritt bzw. bei Jahresende über eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu melden und dem Arbeitnehmer als Protokoll auszuhändigen.

 

Lohnsteuer Anmeldung

Die fällige Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind mithilfe der elektronischen Lohnsteueranmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden.

 

Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich ist gesetzlich im § 42b EStG vorgeschrieben, wenn am 31.12. mindestens 10 Arbeitnehmer auf Steuerkarte beschäftigt sind. Arbeitgeber mit weniger Beschäftigten können den Lohnsteuer-Jahresausgleich anwenden. U.a. beim Wechsel der Steuermerkmale, Teilnahme am Faktorverfahren und Kurzarbeitergeld darf kein Ausgleich stattfinden.
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich soll zu hohe Lohnsteuereinbehalte durch schwankende Entgelte ausgleichen. Insbesondere erhalten Auszubildende, die von ihrem Arbeitgeber übernommen wurden, zu viel gezahlte Lohnsteuer ohne private Steuererklärung am Ende des Jahres zurück.

 

Lohnsteuer Richtlinien

Die Lohnsteuer-Richtlinien werden regelmäßig überarbeitet und vom Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht. Sie enthalten ergänzende Vorschriften für die Anwendung einzelner Paragraphen des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Mahlzeiten

Durch die Gewährung einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber oder Dritte entsteht ein geldwerter Vorteil. Der Wert kann mit einem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Wird die Mahlzeit im Betrieb abgegeben, kann der Sachbezugswert pauschal mit 25% versteuert werden. Sozialversicherungsbeiträge werden dann nicht fällig.

 

Mehrfachbeschäftigung

Eine Mehrfachbeschäftigung liegt grundsätzlich dann vor, wenn mehrere Beschäftigungen (z.B. Hauptbeschäftigung und Minijob) vorliegen. Für die GKV-Meldungen (Grund 58) wurde diese Definition allerdings auf die versicherungspflichtigen Beschäftigungen reduziert. Mehrere Beschäftigungen beim gleichen Arbeitgeber sind sozialversicherungsrechtlich nicht möglich, da das zu beurteilende Arbeitsverhältnis immer als Einheit betrachtet wird.

 

Mini Job

Als Minijob (auch 450-Euro-Job) werden geringfügig entlohnte Beschäftigungen bezeichnet, die ein Monatsentgelt von 450 Euro bzw. 5.400 Euro pro Jahr bei schwankenden Entgelten nicht übersteigt. Die Beurteilung einer geringfügig entlohnten Beschäftigung ist zu Beginn der Beschäftigung vorzunehmen. Der zeitlich erste Minijob ist neben einer Hauptbeschäftigung versicherungsfrei. Mehrere Beschäftigungen unter 450 Euro werden zusammengerechnet und beurteilt. Der Arbeitgeber hat Pauschalabgaben in Höhe von bis zu 30% (15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschalsteuer) zu zahlen. Ein Minijob ist daher immer teuer als eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung (ca. 21%). Minijobs haben die gleichen Rechten und Pflichten eines normalen Angestellten. Laut Nachweisgesetz hat der Arbeitgeber jedem geringfügig entlohnten Beschäftigten über die Möglichkeit der Rentenaufstockung zu informieren.

www.minijob-zentrale.de

 

Mutterschutz

Nach dem Mutterschutzgesetz darf eine Schwangere 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Entbindung nicht beschäftigt werden. Bei Früh- und Mehrlingsgeburten verlängert sich die Schutzfrist nach der Geburt auf 12 Wochen. Bei Akkord-, Fließband-, Mehr-, Sonntags- und Nachtarbeit besteht ein generelles Beschäftigungsverbot auch während der Schwangerschaft.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Schwangerschaft der zuständigen Aufsichtsbehörde mitzuteilen. Von Beginn der Schwangerschaft bis zum Ablauf von vier Monaten nach der Entbindung ist eine Kündigung nur in Ausnahmefällen zulässig. Während der Mutterschutzfrist hat der Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss für die Differenz zwischen Mutterschaftsgeld (13 Euro kalendertäglich) und dem bisherigen Nettoarbeitsentgelt zu zahlen. Diese Zahlung wird im Rahmen des Umlageverfahrens (U2) zu 100% erstattet.

www.bmfsfj.de
www.mutterschaftsgeld.de

 

Märzklausel

Als Märzklausel bezeichnet man die Vorschrift des § 23a Abs. 4 SGB IV, dass Einmalzahlungen, wenn sie im laufenden Jahr nicht vollverbeitragt werden können, dem Vorjahr zuzuordnen sind.

Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz wurde 1995 verabschiedet. Es verpflichtet den Arbeitgeber  spätestens nach einem Monat auf Abschluss eines Arbeitsvertrages mit dem Arbeitnehmer. FolgendeVereinbarung muss ein Arbeitsvertrag beinhalten:

  1. der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
  2. der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
  3. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
  4. der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, daß der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
  5. eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
  6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
  7. die vereinbarte Arbeitszeit,
  8. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
  9. die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
  10. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

 

Nettolohnvereinbarung

Bei einer Nettolohnvereinbarung vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen festen Nettolohn. Dieser ist im Steuer- und Sozialversicherungsrecht auf einen entsprechenden Bruttowert hochzurechnen (Nettolohnhochrechnung). Beitragserhöhungen oder Steuersenkungen beeinflussen lediglich die Arbeitgeberkosten. Bei Bruttoentgelten zwischen 450,01 und 1.300 Euro ist die Beurteilung des Übergangsbereichs ohne dieses Merkmal zu ermitteln.

Outsourcing

Unter Outsourcing wird die Auslagerung von Unternehmensaufgaben verstanden. Im Personalbereich (Human Resources) reicht die Tiefe der Auslagerung von ASP-Lösungen (Software/Hosting) bis zum Full-Service-Providing (Lohnzentrum).

Die Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnung bzw. Lohnbuchhaltung finden Sie auf dieser Seite.

Paragraph 34 StBGebV

Im § 34 StBGebV sind die Gebührensätze für Steuerberater festgelegt. Für die erstmalige Einrichtung des Mitarbeiter kann bis zu 16 Euro und für die laufende Abrechnung bis zu 25 Euro vom Steuerberater in Rechnung gestellt werden. Oftmals gibt es zusätzliche Pauschalen.

 

Pauschalsteuer

Für besondere Entgelte ist im Lohnsteuerrecht (§ 40 bis 40b EStG) die Erhebung einer Pauschalsteuer möglich. Je nach Sachverhalt wird eine Pauschalsteuer mit 15, 20 oder 25% berechnet. Pauschalversteuerte Entgelte sind i.d.R. sozialversicherungsfrei (§ 1 SvEV). Die Lohnsteuer kann auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Für Sachzuwendungen bis zu 10.000 Euro kann nach § 37b EStG eine Pauschalsteuer von 30% genutzt werden. Für eigene Arbeitnehmer wird jedoch keine SV-Freiheit ausgelöst. Die Vorschriften zur Pauschalsteuer können angewendet werden. Als Alternative kann das Entgelt bzw. der geldwerte Vorteil individuell versteuert und verbeitragt werden.

 

Payroll

Als payroll wird im Englischen die Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung sowie  die komplette Lohnbuchhaltung bezeichnet. In den USA ist es üblich, die Lohnbuchhaltung von einem Dienstleister erstellen zu lassen (Outsourcing) und sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Wikipedia

 

Pensionsfonds & Pensionskasse

siehe: Betriebliche Altersvorsorge

 

Pflegeversicherung

In der Pflegeversicherung wurde zum 01.01.2005 ein Beitragszuschlag für kinderlose Mitglieder einer gesetzlichen Krankenkasse eingeführt. Ausgenommen sind Mitglieder, die das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder vor dem 01.01.1940 geboren sind. Der Nachweis muss schriftlich anhand einer entsprechenden Urkunde (z.B. Geburtsurkunde, Lohnsteuerkarte) nachgewiesen werden. Erfolgt der Nachweis erst nach drei Monaten seit Beschäftigungsaufnahme bzw. nach Geburt des Kindes, so gilt dieser ab dem Folgemonat.

 

Private Krankenversicherung

In einer privaten Krankenversicherung können nur Arbeitnehmer abgerechnet werden, die die Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) überschreiten oder eine Befreiung von der gesetzlichen Krankenversicherungspflicht besitzen.

Rabatte

Ein Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro für Waren und Dienstleistungen, die der Arbeitgeber selbst an Dritte anbietet, kann bei kostenfreier oder verbilligter Abgabe an seine Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Solche Sachbezüge bleiben steuerfrei und werden nicht auf die 44-Euro-Freigrenze angerechnet.

 

Rentenversicherung

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer, deren Entgelt 450 Euro übersteigt, versicherungspflichtig (§ 1 SGB VI). Seit 01.01.2012 auch die Teilnehmer an dualen Studiengängen. Versicherungsfrei sind u.a. Studenten im vorgeschriebenen Zwischenpraktikum, Beamte und Altersvollrentner (nur Arbeitgeber-Anteil).

Scheinselbstständigkeit

Grundsätzlich sind alle Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig. Selbstständige sind dies i.d.R. nicht. Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn die Gesamtumstände der Beziehung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer eine Tätigkeit als Arbeitnehmer eindeutig vermitteln lassen. Eine Arbeitnehmereigenschaft kann auch rückwirkend festgestellt werden. Um Gewissheit zu erlangen, kann man bei der Deutschen Rentenversicherung einen Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status einleiten.

www.tk.de

 

Schüler

Bei Schülern unter 18 Jahren ist das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten. Grundsätzlich sind Schüler nach den allgemeinen Grundsätzen der Sozialversicherung zu versichern. Übersteigt das Entgelt im Jahreszeitraum nicht 5.400 Euro, liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Minijob) vor. Schüler von allgemein bildenden Schulen sind grundsätzlich in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Die Schülereigenschaft muss über eine Schulbescheinigung nachgewiesen werden

 

Sofortmeldung

Seit dem 01.01.2009 müssen für neue Arbeitnehmer spätestens am Tage der Beschäftigungsaufnahme Sofortmeldungen (Grund 20) an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung gemeldet werden. Betroffen sind folgende Branchen:

  • Baugewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Fleischwirtschaft
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen oder Ausstellungen beteiligen

Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von 25.000 Euro geahndet werden.

 

Steueridentifikationsnummer

Die Identifikationsnummer ist ein steuerliches Identifikationsmerkmal, das zur Vereinheitlichung der Steuernummern eingeführt wurde. Jedem Bürger wurde dazu in 2008 eine eindeutige steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt. Ansonsten erhält man sie bei Geburt bzw. Anmeldung des Wohnsitzes in Deutschland.

 

sv.net

Mittels des kostenlosen Programms „sv.net“ können Meldungen zur Sozialversicherung, Beitragsnachweise, Erstattungen nach dem AAG (U1/U2), Meldungen zur Betriebsdatenpflege, Entgeltbescheinigungen und Zahlstellen-Meldungen elektronisch übermittelt werden.
Das Programm nimmt keine Berechnung von Entgelten oder Sozialabgaben vor. Der Hersteller, die ITSG, bietet keine fachliche Unterstützung.

Download sv.net

Tarifvertrag

Ein Tarifvertrag wird zwischen den Tarifparteien (häufig: Gewerkschaft und Arbeitgeberverband) vereinbart. Er gilt grundsätzlich zunächst nur für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die beide den Tarifparteien angehören (Tarifbindung). Einzelvertraglich kann ein Bezug auf einen Tarifvertrag vereinbart werden.
Liegt jedoch eine Allgemeingültigkeitserklärung für einen Tarifvetrag vor, gilt dieser unabhängig von einer Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder Arbeitgeberverband. Eine solche Erklärung gilt meist regional und branchenbezogen.

Verzeichnis der für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträge

 

Tod

Stirbt ein Arbeitnehmer, sollen häufig Entgelte an die Hinterbliebenen fließen. Die noch nicht ausgezahlten Arbeitsentgelte bis einschließlich des Todestages werden über die normale Entgeltabrechnung durchgeführt. Zum Todestag erfolgt eine Abmeldung (Grund 49) zur Sozialversicherung. Weitere Entgelte sollten erst nach Klärung der Erbberechtigung ausgezahlt werden.
Die Versteuerung wird auf Grundlage der Versteuerungsmerkmale des Erben durchgeführt. Es ist eine ELStAM-Anmeldung und -abmeldung als Haupt- oder Nebenbeschäftigung zu erstellen. Sozialversicherungspflicht kommt für Erben nicht in Betracht, da grundsätzlich kein Arbeitsverhältnis zugrunde liegt.

Umlageverfahren (U1,U2)

Am Umlageverfahren zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1) nehmen Arbeitgeber bis zu 30 Vollzeit-Mitarbeitern teil. Am Umlageverfahren zu den Mutterschaftsaufwendungen (U2) müssen sich grundsätzlich alle Arbeitgeber beteiligen. In der U1 sind öffentliche Arbeitgeber meistens ausgenommen. Die Höhe des Umlagesatzes wird von der Umlagekasse (= gesetzliche Krankenkasse) bestimmt. In der U1 werden je nach ausgewähltem Umlagesatz von 80 % bis 40 % des fortgezahlten Entgeltes erstattet. In der U2 werden 100 % des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld erstattet. Für die Erstattung ist ein elektronischer Antrag gegenüber der Umlagekasse zu stellen. Ansprüche verjähren nach vier Jahren.

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Unterkunft

Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer kostenfrei oder verbilligt eine Unterkunft oder Wohnung, liegt steuer- und beitragspflichtiger Sachbezug vor. Eine Unterkunft kann mit einem Sachbezugswert bewertet werden. Eine Wohnung dagegen nur mit dem ortsüblichen Mietpreis

 

Unterstützungskasse

Siehe: Betriebliche Altersvorsorge

Verjährung

Im Lohnsteuerrecht gilt eine Verjährungsfrist von vier Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Lohnsteueranmeldung abgegeben wurde. In der Sozialversicherung verjähren Ansprüche auch nach vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Die Verjährung ist für die Dauer einer Betriebsprüfung beim Arbeitgeber gehemmt.

 

Vermögenswirksame Leistungen

Zur Überweisung der vermögenswirksamen Leistungen (VL) zahlt häufig der Arbeitgeber einen VL-Zuschuss. Dieser ist steuer- und beitragspflichtig. Bei einer Lohnpfändung bleibt der Zuschuss immer unpfändbar.

 

Vorschuss

Gezahlte Vorschüsse werden i.d.R. bei der nächsten Entgeltabrechnung einbehalten. Werden Vorschüsse über einen längeren Zeitraum gezahlt, muss geprüft werden, ob ein zinsloses Darlehen vorliegt. Über 2.600 Euro sind zinslose oder zinsverbilligte Darlehen geldwerte Vorteile.

 

Vorstand

Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft sind in der Renten- und Arbeitslosenversicherung (§ 1 Satz 3 SGB VI bzw. § 27 Abs. 1 Nr. 5 SGB III) nicht pflichtig. In der Kranken- und Pflegeversicherung werden Vorstandsmitglieder als abhängig Beschäftigte angesehen. Sie können damit einen steuerfreien Zuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung erhalten.

Weihnachtsgeld

In vielen Branchen wird Weihnachtsgeld auf Basis eines Tarifvertrages gezahlt. Bei anderen Firmen ist diese Form des Entgelts in den Arbeitsverträgen vereinbart. Wurde ein Weihnachtsgeld drei Jahre hintereinander ohne Freiwilligkeitsvorbehalt ausgezahlt, spricht man im Arbeitsrecht von einer betrieblichen Übung. Der Arbeitnehmer kann weiterhin auf die Auszahlung des Weihnachtsgeld vertrauen.

 

Werkstudent

Bei Werkstudenten handelt es sich um eingeschriebene Studenten einer Hochschule oder Universität, die einer Beschäftigung bis zu 20 Wochenstunden nachgehen und ein Entgelt von über 450 Euro pro Monat erhalten. Sie sind nur in der Rentenversicherung beitragspflichtig. Wird die Wochenstundenzahl in den Vorlesungszeiten überschritten oder die Studenteneigenschaft (Immatrikulationsbescheinigung) nicht nachgewiesen, liegt volle Sozialversicherungspflicht vor.

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Zuflussprinzip

Im Lohnsteuerrecht gilt das Zuflussprinzip (§ 38 Abs. 2 EStG). So entsteht eine Lohnsteuerschuld zu dem Zeitpunkt, wenn der Arbeitnehmer über das Geld wirtschaftlich verfügen kann.